Outsourcing BOZP se vyplatí ve chvíli, kdy firma nemá vlastního odborně způsobilého člověka a agenda ji stojí víc času než odměna dodavatele, tedy zpravidla už od několika zaměstnanců a u rizikovějších provozů okamžitě. Objednáním služby se ale nepřenáší odpovědnost. Zaměstnavatel za stav pracoviště a za odstranění zjištěných závad odpovídá dál, dodavatel odpovídá za odbornou správnost toho, co dodal.

Tenhle text je pro majitele firmy, který se rozhoduje mezi vlastním zajištěním a externí službou. Najdete v něm srovnání obou variant, seznam toho, co má být součástí smlouvy, kritéria pro výběr dodavatele, specifika některých oborů a šest otázek, které je vhodné položit před podpisem.

Hlavní body

• Odpovědnost zaměstnavatele objednáním služby nezaniká.
• Rozhoduje počet kontrol přímo na pracovišti, ne rozsah dodané dokumentace.
• Nad pět set zaměstnanců je odborně způsobilá osoba povinná vždy.
• Součástí smlouvy má být i zastupování při kontrole a reakce po úrazu.
• Některé obory mají vlastní specifika, obecná šablona v nich neobstojí.

Kdy se vlastní zajištění přestane vyplácet

Zákon umožňuje zaměstnavateli s nejvýše dvaceti pěti zaměstnanci zajišťovat úkoly v prevenci rizik sám, má-li k tomu potřebné znalosti. Od dvaceti šesti do pěti set je zajišťuje sám, je-li odborně způsobilý, jinak odborně způsobilou osobou. Nad pět set je odborně způsobilá osoba povinná vždy. U podnikatele bez zaměstnanců je rozsah agendy výrazně menší, jak popisuje text o tom, co obnáší BOZP pro OSVČ.

Praktická hranice ale bývá nižší než ta zákonná. Vlastní zajištění vyžaduje sledování změn předpisů, vedení dokumentace a pravidelné kontroly, tedy činnosti, které majitel dělá nesoustavně a nerad. Souhrn povinností, o které jde, popisuje text o tom, co obnáší bezpečnost práce.

Přehled: vlastní zajištění, externí dodavatel a zaměstnanec

Varianta	Kdy dává smysl	Silná stránka	Riziko
Vlastní zajištění majitelem	do 25 zaměstnanců, nízké riziko	nejnižší přímý náklad	agenda se odkládá, předpisy se nesledují
Externí dodavatel	malé a střední firmy, rizikovější provozy	odbornost, zastupitelnost, aktuální předpisy	formální služba bez návštěv pracoviště
Vlastní odborně způsobilý zaměstnanec	velké firmy, trvale rizikový provoz	denní dostupnost, znalost provozu	vysoký fixní náklad, nutné další vzdělávání
Kombinace	více provozoven nebo oborů	vlastní člověk na provoz, externí na metodiku	nejasné rozdělení odpovědnosti

Co má obsahovat smlouva

Základem je zpracování a průběžná aktualizace dokumentace k rizikům, kategorizaci prací a ochranným pomůckám, provádění školení a pravidelné kontroly pracovišť. K tomu patří dohled nad termíny, tedy hlídání periodicity školení, revizí a lékařských prohlídek.

Často opomíjenou částí je jednání s kontrolními orgány a součinnost po pracovním úrazu. Právě to jsou situace, kdy je odborník potřeba nejvíc, a přitom bývají ve smlouvě řešeny jako služba nad rámec. Vyplatí se je zahrnout předem, ne až v okamžiku, kdy kontrola stojí ve dveřích.

Kontroly na pracovišti jsou to hlavní

Kvalitu služby nejlépe pozná firma podle toho, jak často k ní dodavatel skutečně přijde. Dokumentace vzniklá bez obchůzky popisuje typový provoz, nikoli ten skutečný, a při kontrole i po úrazu se právě tenhle nesoulad posuzuje nejpřísněji.

Rozumným minimem je pravidelná prohlídka provozu s písemným záznamem zjištění a s termíny odstranění závad. Zjištění bez termínu a bez následné kontroly plnění je jen seznam, který nikdo nečte. Postup vyhledávání rizik popisuje text o tom, jak probíhá prevence rizik ve firmě.

Podle čeho dodavatele vybírat

Prvním kritériem je doložená odborná způsobilost a zkušenost s provozy podobného typu, protože přenositelnost mezi obory je omezená. Druhým je rozsah služby, tedy zda pokrývá bezpečnost práce i požární ochranu, které jsou samostatnými oblastmi.

Třetím je dostupnost. U firmy s jednou provozovnou stačí dodavatel z regionu, u firmy s pobočkami je podstatné, jestli dodavatel působí ve všech místech. Zveřejněné popisy spolupráce nabízí například Extéria s.r.o., další zkušenosti firem jsou dohledatelné tam, kde je shromažďuje Firma Extéria.

Obory s vlastními specifiky

Některé oblasti mají nad rámec obecných předpisů vlastní požadavky, kterým obecná šablona neodpovídá. Platí to pro zdravotnictví, potravinářství, stavebnictví a také pro školství, kde k bezpečnosti zaměstnanců přistupuje bezpečnost žáků, dozor a specifické požadavky na prostory a vybavení.

Při výběru dodavatele proto stojí za to zeptat se na konkrétní zkušenost s daným typem provozu, ne jen na počet klientů. Rozdíl se projeví hned u prvního dokumentu: kdo obor zná, ptá se na věci, které jsou pro něj typické, a nespokojí se s obecným popisem činnosti.

Regionální dostupnost

Dodavatel, který je schopen přijet během několika hodin, má u firem s provozem výraznou výhodu, protože kontroly ani úrazy se nedají plánovat. U jednosměnných kancelářských provozů dostupnost tolik neváží, u výroby a stavebnictví ano.

Firmy působící mimo hlavní město proto obvykle preferují dodavatele s pobočkou v kraji, například v okolí Ostravy a dalších průmyslových center, kde je koncentrace rizikovějších provozů vyšší a poptávka po rychlé dostupnosti největší.

Kde outsourcing selhává

Nejčastější selhání není v odbornosti dodavatele, ale v tom, že firma jeho zjištění nerealizuje. Dokumentace je pak v pořádku, závady na pracovišti trvají a při úrazu se posuzuje skutečný stav, nikoli obsah šanonu. Obecná pravidla pro předávání agend ven, včetně náležitostí smlouvy, rozvádí text o tom, kdy se vyplatí outsourcing služeb.

Druhým typickým selháním je služba postavená výhradně na zaslání dokumentů elektronickou poštou, bez jediné návštěvy provozu. Taková služba je levná a v okamžiku kontroly bezcenná. Odpovědnost přitom zůstává na zaměstnavateli, takže následky nese firma, ne dodavatel.

Šest otázek před podpisem smlouvy

1. Kolikrát ročně přijedete na pracoviště? Bez obchůzek vzniká dokumentace k typovému provozu.
2. Pokrýváte i požární ochranu? Je to samostatná oblast s vlastními předpisy.
3. Zastupujete klienta při kontrole? Často bývá až službou nad rámec smlouvy.
4. Co uděláte po pracovním úrazu? Reakce musí být okamžitá, ne v běžném termínu.
5. Máte zkušenost s naším oborem? Přenositelnost mezi obory je omezená.
6. Kdo hlídá termíny školení a revizí? Nehlídané termíny jsou nejčastější zjištěná závada.

Časté otázky k outsourcingu BOZP

Přenese se objednáním externí firmy odpovědnost za BOZP?

Nepřenese. Odpovědnost za zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nese zaměstnavatel i tehdy, když plnění úkolů objedná u dodavatele. Externí odborník odpovídá za odbornou správnost toho, co dodal, ale za skutečný stav pracoviště a za odstranění zjištěných závad odpovídá firma.

Od kolika zaměstnanců je odborně způsobilá osoba povinná?

Zaměstnavatel s nejvýše dvaceti pěti zaměstnanci může úkoly v prevenci rizik zajišťovat sám, má-li potřebné znalosti. Od dvaceti šesti do pěti set je zajišťuje sám, je-li odborně způsobilý, jinak odborně způsobilou osobou. Nad pět set zaměstnanců je odborně způsobilá osoba povinná vždy.

Co má být součástí smlouvy o zajištění BOZP?

Zpracování a aktualizace dokumentace, školení, pravidelné kontroly pracovišť s písemným záznamem a hlídání termínů školení, revizí a lékařských prohlídek. Doporučeně také zastupování při kontrole a součinnost po pracovním úrazu, které bývají řešeny až jako služba nad rámec.

Jak často má dodavatel přijet na pracoviště?

Rozumným minimem je pravidelná prohlídka provozu s písemným záznamem zjištění a s termíny odstranění závad, doplněná o kontrolu jejich plnění. Četnost se odvíjí od rizikovosti provozu. Služba bez jediné návštěvy pracoviště produkuje dokumentaci k typovému provozu, která při kontrole neobstojí.

Pokrývá dodavatel BOZP automaticky i požární ochranu?

Nepokrývá automaticky, jde o samostatnou oblast s vlastním zákonem a vlastním dozorovým orgánem. Rozsah služby je proto nutné ověřit ve smlouvě. Firmy často zjistí až při kontrole, že mají zajištěnou pouze jednu ze dvou oblastí.

Vyplatí se outsourcing i malé firmě s pěti zaměstnanci?

Obvykle ano, protože i u malé firmy je nutné vést dokumentaci, provádět školení a sledovat změny předpisů, což majitel dělá nesoustavně. U rizikovějších provozů se vyplatí okamžitě. U nerizikové kanceláře s několika lidmi může vlastní zajištění stačit, pokud má majitel potřebné znalosti.

Liší se zajištění BOZP podle oboru?

Ano, některé oblasti mají nad rámec obecných předpisů vlastní požadavky, například zdravotnictví, potravinářství, stavebnictví nebo školství, kde k bezpečnosti zaměstnanců přistupuje bezpečnost žáků. Obecná šablona v takových provozech neobstojí. Při výběru je proto vhodné ptát se na konkrétní zkušenost s daným typem provozu.

Co dělat, když dodavatel zjistí závadu a firma ji neodstraní?

Zjištění zůstává zaznamenané a při kontrole nebo po úrazu se posuzuje, že firma o závadě věděla a nejednala, což situaci zhoršuje. Neodstraněná závada je proto horší než nezjištěná. Součástí spolupráce má být kontrola plnění termínů, ne pouze pořízení seznamu.

Levná služba se pozná až při kontrole

Cenový rozdíl mezi dodavatelem, který dokumenty pošle elektronickou poštou, a tím, který dvakrát ročně projde provoz a sepíše konkrétní zjištění, bývá menší, než firmy čekají. Rozdíl v použitelnosti výsledku je naopak zásadní.

Před podpisem proto stojí za to zeptat se na jedinou věc: kolikrát za rok někdo přijede a co po sobě zanechá písemně. Odpověď na tuhle otázku obvykle rozhodne líp než porovnání ceníků. Co všechno má být zajištěno v obou oblastech, shrnuje text o tom, co obnáší BOZP a PO pro podnikatele, a rozsah povinných školení popisuje text o tom, jak má vypadat školení BOZP.