Outsourcing služeb se vyplatí u činností, které firma potřebuje, ale nejsou tím, čím vydělává, a zároveň vyžadují odbornost nebo pravidelnost, kterou nemá kdo uvnitř zajistit. Typicky jde o účetnictví, mzdy, správu počítačové sítě, úklid, ostrahu a agendu bezpečnosti práce. Naopak činnosti, které tvoří jádro nabídky nebo obsahují klíčové znalosti firmy, se ven nedávají.

Tenhle text je pro majitele firmy, který zvažuje předání některé agendy externímu dodavateli. Najdete v něm kritérium pro rozhodnutí, srovnání nákladů, které se často počítají špatně, náležitosti smlouvy, rizika a šest otázek, které je vhodné položit před podpisem.

Hlavní body

• Ven patří to, co firmu neodlišuje od konkurence.
• Vlastní zaměstnanec stojí víc než jeho mzda, srovnávat je nutné plný náklad.
• Odpovědnost vůči úřadům zůstává na firmě i po předání agendy.
• Ve smlouvě musí být doba reakce, jinak je dohodnutá služba nevymahatelná.
• Data a přístupy musí být vedené na firmu, ne na dodavatele.

Co ven patří a co ne

Rozhodovacím kritériem je otázka, jestli daná činnost odlišuje firmu od konkurence. Účetnictví, mzdy a úklid ji neodlišují, protože je má každý a zákazník je nevidí. Naopak vývoj vlastního produktu, klíčové obchodní vztahy a znalost technologie, na které firma stojí, patří dovnitř. U firem nad pětadvacet zaměstnanců se navíc vyplatí vybírat dodavatele tak, aby odběr zároveň pokryl náhradní plnění.

Druhým kritériem je četnost a odbornost. Činnost, která se dělá jednou měsíčně a vyžaduje sledování měnících se předpisů, se uvnitř malé firmy dělá špatně, protože ji nikdo nedělá dost často, aby v ní byl dobrý. Právě sem patří mzdy, daně i agenda bezpečnosti práce.

Přehled: co se nejčastěji předává ven

Oblast	Kdy dává smysl předat	Co zůstává uvnitř
Účetnictví a daně	téměř vždy u malých a středních firem	rozhodování o výdajích a cenách
Mzdy a personalistika	od několika zaměstnanců	výběr lidí, hodnocení, odměňování
Správa počítačů a sítě	bez vlastního technika	rozhodnutí o systémech a datech
Bezpečnost práce a požární ochrana	od několika zaměstnanců, u rizikových provozů hned	stav pracoviště a odstranění závad
Úklid a údržba	téměř vždy	kontrola kvality
Marketing a správa kampaní	při více kanálech	pozicování, cena, nabídka
Doprava a sklad	při kolísavém objemu	závazky vůči zákazníkům

Jak správně spočítat úsporu

Nejčastější chyba je porovnat odměnu dodavatele s hrubou mzdou vlastního zaměstnance. Skutečný náklad na zaměstnance zahrnuje kromě mzdy také odvody, dovolenou, nemocnost, vybavení, software, školení a čas vedoucího strávený jeho řízením.

Na druhé straně je nutné k ceně dodavatele připočíst čas, který firma stráví jeho zadáváním a kontrolou. Teprve tohle srovnání dává smysluplný výsledek. Postup výpočtu vychází ze stejné logiky jako finanční analýza, tedy z porovnání plných nákladů, ne dílčích částek.

Co má obsahovat smlouva

Základem je jednoznačné vymezení rozsahu služby, tedy co dodavatel dělá a co už ne, protože právě v šedé zóně vznikají spory a příplatky. Dále doba reakce na požadavek a na poruchu, protože bez ní je dohodnutá dostupnost nevymahatelná.

Přidat je vhodné pravidla pro předání a ukončení: v jaké podobě dodavatel vydá data, jaká je výpovědní doba a kdo hradí migraci. Tuhle část nikdo neřeší při podpisu a všichni ji potřebují při ukončení. Součástí bývá i mlčenlivost a zpracování osobních údajů, pokud se dodavatel k datům dostane.

Odpovědnost zůstává na firmě

Předáním agendy se nepřenáší odpovědnost vůči úřadům. Za včasné podání přiznání, za správnost mezd i za stav pracoviště z pohledu bezpečnosti práce odpovídá firma, i když práci fyzicky dělá někdo jiný. Dodavatel odpovídá firmě za odbornou správnost toho, co dodal.

Praktický důsledek je, že smlouva nenahrazuje kontrolu. Zjištění a doporučení dodavatele je nutné skutečně realizovat, jinak zůstane papír a problém současně. Podrobněji tuhle logiku popisuje text o tom, kdy se vyplatí outsourcing BOZP. Komplexní služby v této oblasti nabízejí specializované firmy, které pokrývají bezpečnost práce i požární ochranu najednou.

Rizika, se kterými je nutné počítat

Prvním rizikem je závislost na jediném dodavateli u agendy, kterou firma neumí převzít zpět. Řeší se tím, že data a přístupy jsou vedené na firmu a že existuje aktuální export, ne tím, že se dodavateli důvěřuje.

Druhým je ztráta vlastní znalosti. Po několika letech nemusí ve firmě být nikdo, kdo dané agendě rozumí natolik, aby poznal chybu. Proto se vyplatí ponechat si uvnitř aspoň jednoho člověka, který výstupům rozumí a umí položit správnou otázku.

Kdy se outsourcing nevyplatí

Nevyplatí se u činností, které tvoří jádro nabídky, protože s nimi odchází i důvod, proč u firmy zákazník nakupuje. Dále u agend, kde je potřeba okamžitá reakce v neobvyklou dobu a dodavatel ji nedokáže zajistit.

Třetím případem je situace, kdy firma zadání nedokáže formulovat. Dodavatel není náhradou za rozhodnutí, které musí udělat majitel. Přesně to se stává v marketingu, kde bez vyjasnění zákazníka a pozicování dělá agentura kampaň podle vlastního odhadu, jak popisuje text o tom, jak vzniká marketingová strategie.

Šest otázek před podpisem smlouvy

1. Co přesně je a co není v ceně? Šedá zóna se později promění v příplatky.
2. Jaká je doba reakce? Bez ní je dohodnutá dostupnost nevymahatelná.
3. Komu patří data a přístupy? Musí být vedené na firmu, ne na dodavatele.
4. Jak probíhá ukončení? Výpovědní doba, podoba předaných dat, kdo hradí migraci.
5. Kdo bude práci reálně dělat? Rozdíl mezi obchodníkem a řešitelem bývá velký.
6. Jak se měří kvalita? Bez měřítka se spolupráce hodnotí podle dojmu.

Časté otázky k outsourcingu služeb

Které činnosti se vyplatí předat externímu dodavateli?

Ty, které firmu neodlišují od konkurence a zároveň vyžadují odbornost nebo pravidelnost, kterou uvnitř nemá kdo zajistit. Typicky účetnictví, mzdy, správa počítačové sítě, úklid, ostraha a agenda bezpečnosti práce. Naopak jádro nabídky a klíčové znalosti firmy zůstávají uvnitř.

Jak spočítat, jestli je outsourcing levnější?

Porovnáním plných nákladů, nikoli odměny dodavatele proti hrubé mzdě. Ke mzdě je nutné připočíst odvody, dovolenou, nemocnost, vybavení, software, školení a čas vedoucího. Na straně dodavatele se připočte čas strávený zadáváním a kontrolou jeho práce.

Přenese se předáním agendy i odpovědnost?

Nepřenese. Za včasná podání, za správnost mezd i za stav pracoviště z pohledu bezpečnosti práce odpovídá firma, i když práci fyzicky vykonává dodavatel. Ten odpovídá firmě za odbornou správnost dodaného. Smlouva proto nenahrazuje vlastní kontrolu a realizaci doporučení.

Co musí být ve smlouvě o poskytování služeb?

Jednoznačné vymezení rozsahu, doba reakce na požadavek a na poruchu, pravidla pro předání a ukončení včetně podoby vydaných dat a výpovědní doby, mlčenlivost a zpracování osobních údajů. Právě podmínky ukončení nikdo neřeší při podpisu a všichni je potřebují později.

Jak se vyhnout závislosti na jednom dodavateli?

Data a přístupy musí být vedené na firmu, nikoli na dodavatele, a firma má mít aktuální export ve formátu použitelném jinde. Uvnitř je vhodné ponechat aspoň jednoho člověka, který výstupům rozumí natolik, aby poznal chybu a uměl položit správnou otázku.

Od jaké velikosti firmy dává outsourcing smysl?

U účetnictví a úklidu prakticky od začátku podnikání, u mezd a personalistiky od několika zaměstnanců, u bezpečnosti práce od několika zaměstnanců a u rizikových provozů okamžitě. Rozhoduje spíš odbornost a četnost činnosti než počet lidí ve firmě.

Co dělat, když dodavatel nefunguje?

Nejdřív ověřit, jestli je požadavek ve smluveném rozsahu a jestli byla dohodnuta doba reakce, protože bez nich není co vymáhat. Pokud ano, řešit písemně s odkazem na smlouvu. Před výpovědí je nutné zajistit export dat a přístupů, jinak se přechod k jinému dodavateli výrazně prodraží.

Může outsourcing snížit kvalitu?

Může, zejména když firma nedokáže formulovat zadání nebo když si nenechá nikoho, kdo výstupům rozumí. Rizikem je také dodavatel, který službu poskytuje pouze na dálku bez znalosti provozu. Kvalitu je proto vhodné měřit dohodnutým měřítkem, ne posuzovat podle dojmu.

Předává se práce, ne odpovědnost

Nejčastější zklamání z outsourcingu nevzniká špatným dodavatelem, ale očekáváním, že se s agendou předá i starost o ni. Firma, která doporučení nerealizuje a výstupy nekontroluje, zaplatí za službu a problém si ponechá.

Rozhodnutí je proto vhodné dělat po jedné agendě a začít tou, která je nejjasněji vymezitelná, obvykle účetnictvím nebo úklidem. Až se spolupráce usadí a firma zjistí, kolik času jí zabere zadávání a kontrola, dá se rozhodnout o další.