Náhradní plnění: jak splnit povinný podíl a čemu se vyhnout
Náhradní plnění je jeden ze tří způsobů, jak zaměstnavatel s více než pětadvaceti zaměstnanci splní zákonnou povinnost zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši čtyř procent průměrného přepočteného počtu zaměstnanců. Místo přímého zaměstnávání odebírá výrobky nebo služby od dodavatelů, kteří zdravotně postižené zaměstnávají. Třetí možností je odvod do státního rozpočtu a všechny tři cesty lze kombinovat.
Tenhle text je pro personalistu nebo majitele firmy, který se s povinným podílem setkává poprvé nebo si chce ověřit, jestli má doklady v pořádku. Najdete v něm srovnání tří způsobů plnění, podmínky, které musí dodavatel splnit, pravidla evidence a šest chyb, kvůli kterým odběrateli náhradní plnění neuznají.
Hlavní body
- Povinnost vzniká zaměstnavateli s více než pětadvaceti zaměstnanci v pracovním poměru.
- Dodavatel musí sám zaměstnávat více než polovinu zaměstnanců se zdravotním postižením.
- Objem, který smí dodavatel v režimu náhradního plnění poskytnout, je zákonem omezen.
- Bez zápisu do elektronické evidence odběrateli plnění neuznají.
- Rozhoduje datum zaplacení, nikoli datum vystavení faktury.
Odkud povinnost pochází
Povinný podíl upravuje zákon o zaměstnanosti. Zaměstnavatelé s více než pětadvaceti zaměstnanci v pracovním poměru jsou povinni zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši čtyř procent z průměrného ročního přepočteného počtu svých zaměstnanců.
Přepočtený počet není totéž co počet lidí na výplatní listině. Zohledňuje odpracovanou dobu, takže zaměstnanci na částečné úvazky se započítávají poměrně. Firma s třiceti lidmi na poloviční úvazek se tak do povinnosti nemusí dostat, zatímco firma s třiceti lidmi na plný úvazek ano.
Přehled: tři způsoby splnění povinného podílu
| Způsob | Jak funguje | Výhoda | Nevýhoda |
|---|---|---|---|
| Přímé zaměstnávání | zaměstnání osob se zdravotním postižením | možnost čerpat příspěvky, stabilní pracovní síla | nutnost přizpůsobit pracoviště a náplň práce |
| Náhradní plnění | odběr výrobků, služeb nebo zadání zakázek | firma nakupuje to, co stejně potřebuje | administrativa, nutná evidence a potvrzení |
| Odvod do státního rozpočtu | platba odvozená od průměrné mzdy | nejjednodušší na administrativu | peníze odejdou bez protihodnoty |
| Kombinace | libovolné složení všech tří | umožní pokrýt zbytek podílu | nutné hlídat součet za celý rok |
Kdo smí náhradní plnění poskytovat
Dodavatelem může být zaměstnavatel, který zaměstnává více než padesát procent osob se zdravotním postižením z celkového počtu svých zaměstnanců, nebo osoba samostatně výdělečně činná, která je sama osobou se zdravotním postižením a nemá zaměstnance.
Sama skutečnost, že firma nějaké zdravotně postižené zaměstnává, k poskytování náhradního plnění nestačí. Právě tady vzniká nejvíc omylů, kdy odběratel v dobré víře nakupuje od dodavatele, který podmínku nesplňuje, a plnění mu není uznáno. Nabídku v režimu náhradní plnění proto poskytují jen dodavatelé, kteří to mají doložené.
Limit objemu na straně dodavatele
Dodavatel nesmí v režimu náhradního plnění poskytnout neomezené množství. Zákon stanoví strop odvozený od počtu jeho zaměstnanců se zdravotním postižením přepočteného na plné úvazky a od průměrné mzdy v národním hospodářství, takže se každoročně mění.
Pro odběratele z toho plyne praktické riziko. Když dodavatel svůj limit vyčerpá dříve, než skončí rok, přestane být plnění pro další odběratele uznatelné. Vyplatí se proto nakupovat rovnoměrně během roku a nenechávat objednávky na prosinec, kdy bývají limity dodavatelů z velké části vyčerpané.
Evidence a potvrzení
Poskytnuté náhradní plnění se zapisuje do elektronické evidence vedené ministerstvem práce a sociálních věcí. Zápis provádí dodavatel, ale zájem na jeho provedení má odběratel, protože bez něj se plnění nezapočítá.
Vedle toho by měl mít odběratel k dispozici potvrzení dodavatele o splnění podmínek a doklady o odběru a jeho úhradě. Kontrola tuto dokumentaci žádá zpětně, proto se vyplatí ji zakládat průběžně, ne až na výzvu.
Rozhoduje datum zaplacení
Do náhradního plnění se započítává odběr, který byl v daném kalendářním roce nejen dodán, ale také uhrazen. Faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu se tedy započte do jiného roku, než odběratel předpokládal.
Tohle bývá nejčastější zdroj rozdílu mezi tím, co si firma spočítala, a tím, co jí bylo uznáno. Prosincové objednávky proto vyžadují včasnou úhradu, jinak se povinnost za daný rok nesplní a doplácí se odvodem. Sledování těchto termínů patří k rutině, kterou usnadní nástroje z přehledu toho, jaké aplikace by měl mít každý podnikatel po ruce.
Co se z náhradního plnění nepočítá
Do plnění se nezapočítává odběr od dodavatele, který nesplňuje podmínku podílu zdravotně postižených zaměstnanců, odběr nezaplacený v daném roce a objem přesahující zákonný limit dodavatele. Nezapočítá se ani plnění, které dodavatel nezapsal do evidence.
Praktickým důsledkem je, že se odběratel nemůže spolehnout pouze na tvrzení dodavatele v nabídce. Ověření podmínek a kontrola zápisu v evidenci jsou kroky, které chrání odběratele, nikoli dodavatele.
Kdy se vyplatí spíš odvod
Odvod do státního rozpočtu se vyplatí tam, kde firma nemá co odebírat, tedy nemá potřebu služeb ani výrobků, které dodavatelé v tomto režimu nabízejí. Nákup zbytečných věcí jen kvůli splnění podílu je dražší než odvod.
Naopak náhradní plnění dává smysl u služeb, které firma spotřebovává tak jako tak, typicky úklid, tisk, ostraha, drobná výroba nebo zpracování dokumentů. Rozhodnutí se dělá porovnáním výše odvodu s objemem, který by firma nakoupila i bez povinnosti. Jde přitom o stejnou úvahu jako u jiných externě zajišťovaných činností, kterou rozvádí text o tom, kdy se vyplatí outsourcing služeb, a podklad pro srovnání dá finanční analýza.
Šest chyb u náhradního plnění
- Nákup od dodavatele, který podmínku nesplňuje. Samotné zaměstnávání zdravotně postižených nestačí.
- Objednávky až v prosinci. Limity dodavatelů bývají v závěru roku vyčerpané.
- Úhrada faktury až v lednu. Plnění se započte do dalšího roku.
- Neověřený zápis v evidenci. Bez něj se odběr nezapočítá, i když proběhl.
- Chybějící potvrzení a doklady. Kontrola je vyžaduje zpětně.
- Nákup zbytečných položek. Vyjde dráž než odvod do státního rozpočtu.
Časté otázky k náhradnímu plnění
Koho se týká povinný podíl zaměstnávání osob se zdravotním postižením?
Zaměstnavatele s více než pětadvaceti zaměstnanci v pracovním poměru, kteří mají zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši čtyř procent průměrného ročního přepočteného počtu zaměstnanců. Přepočtený počet zohledňuje odpracovanou dobu, takže částečné úvazky se započítávají poměrně.
Jak se náhradní plnění liší od odvodu?
U náhradního plnění firma odebírá výrobky nebo služby od kvalifikovaných dodavatelů a dostává za své peníze protihodnotu. U odvodu platí do státního rozpočtu bez protiplnění. Obojí lze kombinovat i s přímým zaměstnáváním, součet za rok ale musí pokrýt celý povinný podíl.
Kdo může být dodavatelem náhradního plnění?
Zaměstnavatel, který zaměstnává více než padesát procent osob se zdravotním postižením z celkového počtu svých zaměstnanců, nebo osoba samostatně výdělečně činná se zdravotním postižením bez zaměstnanců. Samotná skutečnost, že firma nějaké zdravotně postižené zaměstnává, nestačí a bývá zdrojem omylů.
Proč mi nebylo náhradní plnění uznáno?
Nejčastěji proto, že dodavatel nesplňoval podmínku podílu zdravotně postižených zaměstnanců, vyčerpal svůj zákonný limit, nezapsal plnění do elektronické evidence, nebo proto, že faktura nebyla v daném roce uhrazena. Každý z těchto důvodů způsobí, že se odběr nezapočítá.
Existuje strop, kolik smí dodavatel poskytnout?
Ano, zákon stanoví limit odvozený od počtu zaměstnanců se zdravotním postižením přepočteného na plné úvazky a od průměrné mzdy v národním hospodářství, takže se každoročně mění. Po jeho vyčerpání není další plnění pro odběratele uznatelné, což je důvod, proč se objednávky nemají odkládat na konec roku.
Rozhoduje datum vystavení, nebo zaplacení faktury?
Datum zaplacení. Do plnění za daný kalendářní rok se započítává odběr, který byl v tomto roce dodán i uhrazen. Faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu se proto započte do dalšího roku, což bývá nejčastější rozdíl mezi vlastním propočtem a uznaným plněním.
Jaké služby se v režimu náhradního plnění nejčastěji odebírají?
Nejčastěji ty, které firma spotřebovává tak jako tak, tedy úklid, tisk a zpracování dokumentů, ostraha, drobná výroba, kompletace nebo zahradnické práce. Právě u nich náhradní plnění dává ekonomický smysl. Nákup položek, které by firma jinak nepořizovala, vyjde dráž než odvod.
Jak si ověřit, že je dodavatel oprávněný?
Vyžádat si od něj potvrzení o splnění zákonných podmínek, ověřit zápis konkrétního plnění v elektronické evidenci vedené ministerstvem práce a sociálních věcí a založit doklady o odběru i o jeho úhradě. Ověření chrání odběratele, protože důsledky neuznaného plnění nese on.
Nakupujte to, co byste kupovali i tak
Náhradní plnění dává smysl přesně do chvíle, kdy firma nakupuje věci a služby, které skutečně potřebuje. Jakmile se začne objednávat cokoli jen proto, aby se naplnil podíl, přestává být levnější než odvod a přibude k tomu administrativa.
Praktický postup je proto krátký: vytipovat služby, které firma spotřebovává celoročně, najít mezi jejich dodavateli ty s oprávněním, rozložit odběr rovnoměrně přes rok a v prosinci zkontrolovat, že jsou faktury zaplacené a plnění zapsané v evidenci.
