Aplikace pro podnikatele se nevybírají podle žebříčků, ale podle toho, které činnosti se ve firmě opakují každý týden. Pro drtivou většinu živnostníků a malých firem jde o pět oblastí: fakturace a doklady, bankovnictví, komunikace se státem, evidence kontaktů a poptávek a zálohování dokumentů. Všechno ostatní je doplněk, který se přidává až tehdy, když se objeví konkrétní potřeba.

Tenhle přehled je pro živnostníka nebo majitele malé firmy, který chce omezit ruční přepisování a nechce platit za nástroje, které nevyužije. Najdete v něm rozdělení podle funkce, kritéria výběru, upozornění na povinnosti vůči státu a šest pravidel, podle kterých se rozhoduje, jestli nástroj pořídit.

Hlavní body

• Vybírá se podle opakované činnosti, ne podle počtu funkcí.
• Rozhodující je propojení nástrojů, ne kvalita každého zvlášť.
• Export vlastních dat musí být možný, jinak jste na dodavateli závislí.
• Podnikající fyzické osoby mají datovou schránku zřízenou ze zákona, sledování je povinné.
• Málo nástrojů používaných důsledně přináší víc než mnoho používaných napůl.

Podle čeho nástroje vybírat

Vyjděte ze seznamu činností, které děláte opakovaně a ručně. Typicky jde o vystavení faktury, přepis dokladů, hlídání úhrad, dohledávání kontaktů a posílání podkladů účetní. Nástroj má smysl tam, kde ušetří opakovanou práci, ne tam, kde přidá novou. U agend, které se opakují jen jednou měsíčně, bývá levnější je předat ven, jak popisuje text o tom, kdy se vyplatí outsourcing služeb.

Druhé kritérium je propojení. Fakturační nástroj, který se nespojí s bankou, znamená ruční párování plateb, tedy přesně tu činnost, kterou měl odstranit. Ve výsledku rozhoduje, jak spolu nástroje mluví, víc než co která z nich umí samostatně.

Přehled: kategorie nástrojů podle funkce

Oblast	Co má nástroj umět	Kdy ho pořídit
Fakturace a doklady	vystavení, evidence úhrad, export pro účetní	hned na začátku podnikání
Bankovnictví	napojení na fakturaci, hromadné platby	hned, výběr účtu podle napojení
Komunikace se státem	datová schránka, elektronická podání	povinnost, řeší se od začátku
Kontakty a poptávky	evidence kontaktu, stavu a dalšího kroku	jakmile poptávek přibude nad možnosti paměti
Soubory a zálohy	sdílení, historie verzí, přístup z více zařízení	hned, ztráta dat je nevratná
Evidence času a zakázek	čas na zakázku, podklad pro kalkulaci	u služeb účtovaných podle času
Správa hesel	bezpečné uložení, sdílení v týmu	jakmile přístupy používá víc lidí

Fakturace a evidence dokladů

Fakturační nástroj má zvládnout vystavení dokladu se všemi náležitostmi, evidenci úhrad, upomínky a export ve formátu, který přijme účetní. Pro plátce daně z přidané hodnoty je podstatné, aby uměl podklady pro pravidelná podání, protože ruční sestavování je zdroj chyb.

U přijatých dokladů rozhoduje způsob pořízení. Vyfotit účtenku hned na místě a nechat ji rozpoznat je řádově rychlejší než sbírat papíry do obálky a jednou měsíčně je přepisovat. Právě tady vzniká většina zpoždění v evidenci.

Bankovnictví a párování plateb

Bankovní účet vybírejte i podle toho, jestli se napojí na fakturační nástroj. Automatické párování úhrad odstraní pravidelnou ruční kontrolu a zároveň umožní hlídat pohledávky po splatnosti, což je u malých firem nejčastější místo, kde chybí peníze.

Užitečná je i možnost hromadných plateb a oddělení účtů, tedy provozního účtu, účtu pro rezervu a účtu na odloženou daň. Rozdělení peněz podle účelu funguje spolehlivěji než záměr nechat je ležet na jednom místě, jak popisuje text o tom, jak velká má být finanční rezerva firmy.

Komunikace se státem

Podnikajícím fyzickým osobám je datová schránka zřizována ze zákona a doručení do ní má právní účinky bez ohledu na to, jestli se do ní podnikatel podívá. Nastavení upozornění na příchozí zprávu proto není pohodlí, ale ochrana před zmeškáním lhůty. S adresou zapsanou v rejstříku souvisí i doručování listinných zásilek, které řeší virtuální sídlo.

Elektronická podání vůči finanční správě probíhají přes daňový portál, kde jsou k dispozici i údaje o osobním daňovém účtu. Pro ověřování obchodních partnerů slouží veřejný registr ekonomických subjektů, ve kterém se dá zkontrolovat existence firmy, její sídlo i to, jestli je plátcem daně z přidané hodnoty.

Evidence kontaktů a poptávek

Jakmile počet poptávek překročí to, co se dá udržet v hlavě, začnou se ztrácet. Evidence nemusí být složitá, stačí, aby u každého kontaktu byl stav a datum dalšího kroku. Většina ztracených zakázek se ztratí tím, že se na ně zapomnělo, ne tím, že byly odmítnuty.

Nástroj má smysl teprve tehdy, když se do něj skutečně zapisuje. Nedůsledně vedená evidence je horší než žádná, protože vytváří falešný dojem přehledu. Jak z poptávky udělat objednávku, rozvádí text o tom, jak napsat dobrý obchodní e-mail.

Soubory, zálohy a přístup odkudkoli

Dokumenty patří do úložiště s historií verzí a s přístupem z více zařízení. Rozhodující vlastností není kapacita, ale možnost vrátit se ke starší verzi souboru a obnovit smazaný dokument, protože nejčastější ztráta dat nevzniká poruchou, ale přepsáním nebo omylem.

Zálohovat je potřeba i data z fakturačního nástroje. Pravidelný export do vlastního úložiště je jednoduchá pojistka pro případ ukončení služby nebo sporu s dodavatelem. Bez možnosti export provést se firma dostává do závislosti, kterou pozná až ve chvíli, kdy chce odejít.

Evidence času a podklad pro kalkulaci

U služeb účtovaných podle času je evidence odpracovaných hodin zároveň podkladem pro cenu. Bez ní se kalkuluje odhadem a neproduktivní čas, tedy doprava, administrativa a nabídky, které se neuzavřou, do ceny nevstoupí.

Stačí přitom velmi jednoduchý záznam u zakázky. Jeho hodnota se projeví při příští podobné poptávce, kdy je možné vycházet ze skutečnosti místo z odhadu. Souvislost s celkovým hospodařením popisuje text o tom, co je to finanční analýza.

Hesla a přístupy

Jakmile přístupy používá víc lidí, přestává být sdílení hesel v poznámkách nebo v e-mailu udržitelné. Správce hesel umožní přístupy sdílet a hlavně je odebrat při odchodu spolupracovníka, což bývá krok, na který se nejčastěji zapomíná.

Zvlášť opatrně se zachází s přístupy k bankovnictví, k datové schránce a k reklamním účtům. Ty mají zůstat vedené na firmu i tehdy, když je obsluhuje někdo externí, protože jinak zůstane historie i kontrola na jeho straně.

Šest pravidel při výběru nástrojů

1. Vyjděte z opakované činnosti. Nástroj bez odpovídající činnosti se za měsíc přestane používat.
2. Ověřte propojení. Nespojená fakturace a banka znamenají ruční párování plateb.
3. Vyzkoušejte na skutečných datech. Ukázka nikdy neodhalí, co bude vadit v provozu.
4. Zkontrolujte export dat. Bez něj jste na dodavateli závislí natrvalo.
5. Zaveďte jeden nástroj v jedné době. Souběžné zavádění tří skončí u žádného.
6. Počítejte cenu za rok a za člověka. Měsíční částka za uživatele vypadá jinak než roční součet.

Časté otázky k aplikacím pro podnikatele

Jaké aplikace potřebuje živnostník na začátku?

Postačí fakturační nástroj s evidencí úhrad, internetové bankovnictví napojené na fakturaci, přístup k datové schránce a úložiště dokumentů se zálohou. Ostatní nástroje se přidávají teprve tehdy, když se objeví konkrétní opakovaná činnost, kterou mají odstranit. Pořizovat je dopředu do zásoby se nevyplácí.

Musí podnikatel sledovat datovou schránku?

Ano, protože podnikajícím fyzickým osobám je zřizována ze zákona a doručení do ní má právní účinky bez ohledu na to, jestli si zprávu někdo přečetl. Nastavení upozornění na příchozí zprávu je proto praktická ochrana před zmeškáním lhůty. Přístup k ní patří mezi ty, které mají zůstat pod kontrolou majitele.

Vyplatí se placený fakturační nástroj, nebo stačí tabulka?

Tabulka postačí při několika fakturách měsíčně, ale nezajistí hlídání úhrad ani podklady pro účetní. Placený nástroj se vyplatí ve chvíli, kdy začne šetřit čas na párování plateb a upomínání, tedy zpravidla velmi brzy. Rozhodující je napojení na bankovní účet, nikoli počet funkcí.

Jak ověřit obchodního partnera?

Ve veřejném registru ekonomických subjektů, kde se dá zkontrolovat existence firmy, její sídlo, předmět činnosti a to, jestli je plátcem daně z přidané hodnoty. U větších zakázek je vhodné nahlédnout i do zveřejněných účetních výkazů. Ověření zabere pár minut a předchází sporům o úhradu.

Kolik nástrojů je pro malou firmu příliš?

Rozhodující není počet, ale míra jejich skutečného používání. Několik nástrojů používaných důsledně přináší víc než široká sada používaná napůl, protože nedůsledně vedená evidence vytváří falešný dojem přehledu. Nový nástroj se má zavádět po jednom a s odstupem.

Co dělat, aby se dala data z aplikace dostat ven?

Ověřit možnost exportu ještě před zavedením a export pravidelně provádět do vlastního úložiště. Bez této možnosti vzniká závislost na dodavateli, která se projeví až při ukončení služby nebo při sporu. Pravidelná záloha je jednoduchá pojistka, která nic nestojí.

Má smysl evidovat odpracovaný čas u zakázek?

U služeb účtovaných podle času ano, protože záznam je zároveň podkladem pro kalkulaci příští podobné zakázky. Bez něj se cena stanovuje odhadem a neproduktivní čas do ní nevstoupí. Stačí velmi jednoduchý záznam, jeho hodnota se projeví až zpětně.

Kdo má mít přístupy k firemním účtům?

Majitel nebo jednatel vždy, i když nástroje obsluhuje někdo externí. Týká se to zejména bankovnictví, datové schránky a reklamních účtů, u kterých by jinak zůstala historie i kontrola na straně dodavatele. Odebrání přístupu při ukončení spolupráce patří k nejčastěji opomíjeným krokům.

Nástroj má odstranit práci, ne přidat další

Nejčastější chyba při výběru není volba slabšího nástroje, ale pořízení nástroje na činnost, kterou firma nedělá. Takový nástroj se po měsíci přestane používat, platí se dál a přidá jen další přihlašování. Většinu času přitom nespotřebují chybějící nástroje, ale způsob organizace dne, jak rozvádí text o tom, jak zvýšit produktivitu v práci.

Užitečné je zkusit opačný postup: měsíc si zapisovat, co se opakuje ručně, a teprve pak hledat. Seznam bývá kratší, než se čeká, a obvykle se ukáže, že většinu času nespotřebovávají chybějící nástroje, ale nedůsledné používání těch stávajících.