Zdá se to jako velmi jednoduchý pracovní úkon, který ale v sobě má mnohem víc, než si myslíme. E-mail dokáže být pořádná věda a umí odhalit postoj a vztah odesílatele k příjemci, i to, jak tvůrce ovládá češtinu a gramatiku. V neposlední řadě se k e-mailové komunikaci vážou pravidla, která je dobrá dodržovat.  

Předmět, oslovení, samotný text 

Naprostým základem je samozřejmě předmět. Ten by měl vystihovat obsah sdělení, měl by být úderný a jasný, ale zároveň krátký. Napsat dobrý předmět je tedy trochu věda, ale jednak připraví příjemce na sdělení, jednak mu dokáže usnadnit třeba následné hledání vašeho e-mailu. Dobrý předmět se tedy vyplatí! 

Po předmětu následuje oslovení, na které byste nikdy neměli zapomínat. Jednak je to základní slušnost, jednak tím ukážete úctu a dáte sdělení formu. Nezapomínejte však na základní pravidla, ty v rámci oslovení mohou být někdy obtížná, ale pokud si nebudete jisti, je lepší se ujistit na internetu, třeba na jazykové příručce od Ústavu jazyka českého Akademie věd ČR.  

V samotném sdělení nezapomínejte na několik věcí. E-mail by měl být věcný, výstižný a měl by vysvětlovat všechny reálie, ovšem ne nijak zdlouhavě. Pokud jste již příjemci na stejné téma psali, je dobré vše držet v jednom e-mailovém vlákně, aby si dotyčný byl schopen dohledat historii případně si připomenout důležitá fakta.  

Členění e-mailu pro přehlednost 

Poté, co napíšete vše potřebné, důležité a stěžejní, připojte i případné dotazy a to, co potřebujete od adresáta. Nezapomínejte e-mail členit i graficky do odstavců. Každému tématu věnujte vlastní odstavec, pokud je to dlouhé a popisné, klidně i dva. Otázky a prosby opět opticky oddělte do další části. Na konci nezapomeňte na pozdrav a podpis. Opět se jedná především o slušnost.  

Důležitou částí, na kterou někteří z nás čas od času zapomenou, jsou i přílohy. Připojte je ideálně v okamžiku, kdy se o nich ve sdělení zmiňujete, jinak roste riziko, že na ně na konci zapomenete. Naštěstí některé systémy (například Gmail) to vědí, a když v textu rozklíčují slovo příloha a žádnou nepoznají v připojených souborech, upozorní vás na to.  

Ač se tedy nejedná o osobní komunikaci, i e-mail dokáže leccos prozradit o vás samotných i o tématu, o kterém píšete. Věnujte jim tedy dostatečnou péči, jakou byste věnovali i rozhovoru osobnímu.