V každém podniku musí docházet k pravidelným školením. Přes to zkrátka nejede vlak. Je to stanoveno zákonem a nedodržení těchto povinností se pokutuje. Možná si říkáte, že raději zaplatíte pokutu, než abyste platili technikovi za školení, ale pravdou je, že pokuty se mohou dostat až do výše několika milionů korun, což není malá částka, kterou by si mohla dovolit každá společnost. Proto pokud nemáte čas na to, abyste pravidelně proškolovali své zaměstnance, nechte to na firmě Extéria, která se vám o školení zaměstnanců postará. Kromě toho bude vést i povinnou dokumentaci školení BOZP, což je další povinnost spadající na zaměstnavatele. 

Dokumentace o provádění školení se musí ukládat

Školení, ke kterým dojde, se musí samozřejmě nějak prokázat v případě kontroly. A právě k tomu slouží dokumentace o provádění školení, kterou je nutné ukládat. Do dokumentace se zakládají například osnovy školení, které jsou doplněny prezenční listinou. Na prezenční listině musí být zaměstnanci podepsaní a musí být uvedeno datum příslušného školení. 

Právě vedením dokumentace o provádění školení můžete v případě kontroly prokázat, že ke školení zkrátka došlo. 

Jak dlouho evidovat záznamy týkající se školení?

V souvislosti s pravidelnými školeními se nabízí otázka, jestli je nutné evidovat i záznamy týkající se těch školení, jež byly prováděny před x lety. Zákon stanovuje archivovat záznamy po celou dobu pracovněprávního vztahu se zaměstnancem a poté alespoň po dobu pěti až deseti let po skončení pracovního poměru s konkrétním zaměstnancem, jelikož i v takovém případě může nastat okamžik, že zpětně se bude prokazovat plnění povinností pojišťovnám nebo orgánům SOD. 

Povinnost vést dokumentaci je, jak již bylo zmíněno, zákonem stanovené, proto by žádný zaměstnavatel neměl na dokumentaci školení zapomínat. Hrozila by mu nemalá pokuta dosahující milionů. 

FAQ – časté dotazy na dokumentaci školení BOZP

Kdo je odpovědný za vedení dokumentace školení BOZP?
Za vedení dokumentace je vždy odpovědný zaměstnavatel. Může si sice najmout externí firmu, která školení zajistí i administrativně zpracuje, ale právní odpovědnost zůstává na něm. Povinnost vyplývá ze zákoníku práce a souvisejících předpisů. Při kontrole musí zaměstnavatel doložit, že školení skutečně proběhlo.

Co musí obsahovat dokumentace o školení zaměstnanců?
Součástí dokumentace bývá osnova školení, prezenční listina a datum jeho konání. Na prezenční listině musí být podpisy všech proškolených zaměstnanců. Doporučuje se také uvést jméno školitele a rozsah probíraných témat. Dokumentace musí být přehledná a archivovaná pro případ kontroly.

Jak často se musí školení BOZP opakovat?
Frekvence školení závisí na typu práce a míře rizika na pracovišti. Vstupní školení probíhá při nástupu zaměstnance do pracovního poměru. Periodická školení se obvykle opakují jednou ročně nebo dle interní směrnice. U rizikových profesí může být interval kratší.

Jak dlouho je nutné archivovat záznamy o školení?
Záznamy je třeba uchovávat po celou dobu trvání pracovního poměru zaměstnance. Po jeho skončení se doporučuje archivace minimálně pět až deset let. Důvodem je možnost zpětného prokazování splnění povinností například vůči inspekci práce nebo pojišťovnám. Archivace by měla být systematická a zabezpečená.

Hrozí za chybějící dokumentaci pokuta?
Ano, při kontrole může být za nedostatečné vedení dokumentace uložena vysoká pokuta. Sankce se mohou pohybovat až v řádech milionů korun podle závažnosti porušení. Kontrolní orgány posuzují nejen samotné provedení školení, ale i jeho evidenci. Prevence je proto vždy levnější než případná sankce.

Lze školení BOZP provádět online?
Ano, v mnoha případech je možné využít e-learningovou formu školení. I v tomto případě však musí existovat prokazatelný záznam o absolvování. Součástí bývá test znalostí a elektronické potvrzení účasti. Online forma je vhodná zejména pro administrativní pozice.

Musí být školení přizpůsobeno konkrétní profesi?
Ano, obsah školení má odpovídat charakteru vykonávané práce. Jiná rizika hrozí administrativnímu pracovníkovi a jiná zaměstnanci ve výrobě. Školení by mělo zahrnovat konkrétní rizikové faktory pracoviště. Obecné informace samy o sobě nestačí.

Co kontroluje inspekce práce při kontrole BOZP?
Inspektoři ověřují, zda zaměstnavatel plní povinnosti v oblasti bezpečnosti práce. Kontrolují existenci dokumentace, aktuálnost školení i podpisy zaměstnanců. Zaměřují se také na praktické dodržování bezpečnostních opatření. Nedostatky mohou vést k finančním sankcím.

Vyplatí se využít externí firmu na školení a dokumentaci?
Externí specialisté mají přehled o aktuální legislativě a změnách předpisů. Pomohou nastavit systém evidence tak, aby odpovídal zákonným požadavkům. Tím se snižuje riziko chyb a sankcí při kontrole. Pro mnoho firem jde o efektivní a časově úsporné řešení.