Ověřený podpis a ověřená kopie jsou dvě různé věci, které se běžně pletou, a přitom mají odlišné názvy i odlišný smysl. Legalizací se ověřuje pravost podpisu, vidimací shoda kopie s originálem. Ani jedna z nich neříká nic o tom, jestli je obsah listiny pravdivý nebo platný. Text ukazuje, kde se obojí pořizuje, co si vzít s sebou a kdy úředník ověření odmítne.

Hlavní body

• Legalizace je ověření pravosti podpisu, vidimace ověření shody kopie s listinou.
• Ověřením se nepotvrzuje správnost ani pravdivost obsahu listiny.
• Provádějí je krajské a obecní úřady, Česká pošta a Hospodářská komora.
• Notáři ověřují podle vlastního předpisu, ne podle zákona o ověřování.
• K legalizaci je nutné se dostavit osobně s dokladem totožnosti.
• Listina se buď podepisuje před úředníkem, nebo se podpis uzná za vlastní.
• Vidimace se neprovede u dokladů totožnosti a u dalších vyjmenovaných listin.
• Ověřovací doložka se připojuje přímo na listinu.

Legalizace, tedy ověření podpisu

Legalizací se ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo že podpis na listině uznal za vlastní. To je celý rozsah toho, co se ověřuje.

Z toho plyne dvojí možnost. Buď přijdete s nepodepsanou listinou a podepíšete ji přímo před úředníkem, nebo přinesete listinu už podepsanou a před úředníkem prohlásíte, že je podpis váš.

Nutná je osobní přítomnost a platný doklad totožnosti. Legalizaci nelze provést v zastoupení, protože se ověřuje právě to, že podepsal konkrétní člověk.

Ověřuje se podpis, ne obsah. Úředník nezkoumá, co je v listině napsané, jestli je smlouva platná ani jestli údaje odpovídají skutečnosti.

Vidimace, tedy ověření kopie

Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie se doslova shoduje s předloženou listinou. Nepotvrzuje se jí správnost ani pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy.

K vidimaci se předkládá originál nebo ověřený opis a kopie, která se má ověřit. Kopii lze obvykle pořídit na místě.

Na rozdíl od legalizace nemusí být žadatel totožný s osobou uvedenou v listině. Ověřenou kopii si tedy může nechat udělat kdokoli, kdo má originál v ruce.

Kdo ověření provádí

Vidimaci a legalizaci provádějí krajské úřady, obecní úřady obce s rozšířenou působností, obecní úřady uvedené v prováděcí vyhlášce, újezdní úřady, Česká pošta a Hospodářská komora.

Notáři ověřují také, ale podle notářského řádu, tedy podle jiného předpisu než zbytek uvedených míst. Výsledek má stejné účinky, jen se liší právní základ a obvykle i cena.

Advokáti mohou činit prohlášení o pravosti podpisu podle zákona o advokacii. Nejde formálně o legalizaci, ale zákon s ním v řadě případů spojuje stejné důsledky.

V zahraničí ověřují zastupitelské úřady. Kdo potřebuje listinu použít v cizině, musí navíc počítat s vyšším ověřením, tedy s apostilou nebo superlegalizací, což je samostatný krok.

Přehled agend, které se dají vyřídit na jednom místě, obsahuje text o tom, co všechno najdete ve výpisu z obchodního rejstříku, protože i ten se pořizuje na stejných přepážkách.

Kdy ověření neprovedou

U vidimace zákon vyjmenovává listiny, které ověřit nelze. Patří sem občanský průkaz, cestovní pas, řidičský průkaz a další průkazy, dále cenné papíry, vkladní knížky, geometrické plány a listiny s plastickým textem nebo reliéfním razítkem.

Nevidimuje se ani listina psaná v jiném než českém nebo slovenském jazyce, pokud ověřující osoba neovládá jazyk, ve kterém je sepsána. Řešením je nejdřív úřední překlad.

U legalizace se ověření neprovede, pokud se žadatel nedokáže prokázat platným dokladem totožnosti nebo pokud je zjevné, že nerozumí obsahu úkonu, například kvůli jazykové bariéře. V takovém případě je namístě zajistit tlumočníka.

Odmítnutí není libovůle úředníka. Ověřující osoba postupuje podle zákona a v případě pochybností má povinnost ověření neprovést.

Co si vzít s sebou

Na legalizaci potřebujete platný doklad totožnosti a listinu, kterou chcete podepsat nebo na které chcete podpis uznat za vlastní. Podepisuje se obvykle přímo na přepážce.

Na vidimaci stačí originál listiny. Kopii si buď přineste, nebo ji nechte pořídit na místě, což bývá zpoplatněné zvlášť.

U rozsáhlejších listin se ověřuje počet stran, takže je potřeba mít kopii úplnou včetně příloh. Neúplná kopie se ověřit nedá.

Poplatek se hradí na místě a účtuje se za každý podpis a za každou stranu zvlášť. U vícestránkových dokumentů se proto vyplatí zjistit, jestli je potřeba ověřit celý dokument, nebo jen jeho část.

Jak vypadá ověřovací doložka

Ověření se vyznačuje doložkou přímo na listině, nikoli na samostatném papíru. U legalizace obsahuje jméno žadatele, způsob prokázání totožnosti, údaj o tom, jestli podpis vznikl před úředníkem nebo byl uznán, a evidenční číslo z ověřovací knihy.

U vidimace doložka obsahuje počet stran, údaj o tom, jestli šlo o originál nebo o ověřený opis, a rovněž evidenční číslo.

Každý úkon se zapisuje do ověřovací knihy. Právě z ní se dá zpětně doložit, že ověření skutečně proběhlo, což se hodí při pochybnostech o pravosti doložky.

Přehled

Otázka	Legalizace	Vidimace
Co se ověřuje	pravost podpisu	shoda kopie s listinou
Osobní přítomnost	nutná	není nutná
Doklad totožnosti	nutný	k prokázání žadatele
Ověřuje se obsah	ne	ne
Zastoupení	vyloučeno	možné
Vyloučené listiny	nesrozumitelný obsah pro žadatele	doklady, cenné papíry, reliéfní listiny
Kde	úřady, pošta, komora, notář	úřady, pošta, komora, notář
Doložka	přímo na listině	přímo na listině

Seznam obecních úřadů oprávněných ověřovat i výše poplatků se mění prováděcími předpisy, proto je namístě si je ověřit předem. Rozdíl mezi legalizací a vidimací zůstává stejný.

Jak si ověření zařídit

1. Ujasněte si, jestli potřebujete ověřit podpis, nebo kopii listiny.
2. Na legalizaci se dostavte osobně, zastoupit se nelze.
3. Vezměte si platný doklad totožnosti.
4. Listinu buď nepodepisujte a podepište ji před úředníkem, nebo podpis uznáte za vlastní.
5. Na vidimaci přineste originál a úplnou kopii včetně příloh.
6. U cizojazyčné listiny počítejte s nutností úředního překladu.
7. Míříte-li s listinou do zahraničí, zjistěte, jestli je potřeba apostila.

Sedm chyb u ověřování

1. Zaměňovat ověření podpisu s ověřením obsahu listiny.
2. Poslat na legalizaci někoho jiného s plnou mocí.
3. Přijít bez platného dokladu totožnosti.
4. Chtít vidimovat občanský průkaz nebo řidičský průkaz.
5. Přinést neúplnou kopii bez příloh.
6. Předložit cizojazyčnou listinu bez úředního překladu.
7. Zapomenout na apostilu u listiny určené do zahraničí.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi legalizací a vidimací?

Legalizací se ověřuje pravost podpisu, tedy že žadatel listinu před ověřující osobou podepsal nebo podpis uznal za vlastní. Vidimací se ověřuje, že kopie se doslova shoduje s předloženou listinou.

Ověřuje se i obsah listiny?

Neověřuje. Ani legalizace, ani vidimace nepotvrzují správnost, pravdivost ani platnost údajů uvedených v listině. Úředník nezkoumá, co je ve smlouvě napsané.

Kde se dá podpis ověřit?

Na krajských úřadech, na úřadech obcí s rozšířenou působností, na dalších obecních úřadech uvedených ve vyhlášce, na České poště a v Hospodářské komoře. Notáři ověřují podle vlastního předpisu.

Můžu poslat někoho místo sebe?

Na legalizaci ne. Ověřuje se právě to, že podepsal konkrétní člověk, takže je nutná osobní přítomnost. Vidimaci si naopak může nechat udělat kdokoli, kdo má originál v ruce.

Které listiny se nedají vidimovat?

Občanský průkaz, cestovní pas, řidičský průkaz a další průkazy, cenné papíry, vkladní knížky, geometrické plány a listiny s plastickým textem nebo reliéfním razítkem.

Musím listinu podepsat předem?

Nemusíte, obojí je možné. Buď listinu podepíšete přímo před úředníkem, nebo přinesete už podepsanou a před ním prohlásíte, že je podpis váš. Doložka pak uvádí, která z variant nastala.

Co s cizojazyčnou listinou?

Vidimace se neprovede, pokud ověřující osoba neovládá jazyk, ve kterém je listina sepsána. Řešením je pořídit nejdřív úřední překlad a nechat ověřovat až ten.

Platí české ověření v zahraničí?

Ne automaticky. Pro použití v cizině bývá potřeba vyšší ověření, tedy apostila nebo superlegalizace, podle toho, jestli je cílový stát vázaný příslušnou úmluvou. Je to samostatný krok navíc.

Ověřuje se podpis, ne pravda

Nejčastější nedorozumění kolem ověřování spočívá v tom, že si lidé pletou razítko na listině s potvrzením jejího obsahu. Úřad garantuje jen to, že podpis je pravý nebo že kopie odpovídá originálu.

Druhá věc, na které se návštěva úřadu nejčastěji láme, je doklad totožnosti a úplnost listiny. Obojí se dá zkontrolovat doma za minutu a ušetří to druhou cestu. Jak funguje ohlašování změn v evidenci, popisuje text o tom, jak se vyřizuje změna trvalého pobytu.

Ověřený podpis vyžaduje řada podání na matrice, například žádost popsaná v textu o tom, kdy lze změnit jméno a příjmení, nebo doklady k obřadu, které rozebírá text o tom, co chce matrika k uzavření manželství.